为规范外来行政公文及其他文件材料（以下简称为来文）的办理工作，提高文件办理质量和效率，制定本制度。
一、办理程序
1、登记
在收到来文后，学校办公室秘书及时在计算机行政公文办文管理系统或《办文记录簿》中登记来文情况，录入来文单位名称（或个人姓名）、收文日期、文件标题、文件份数等信息，必要时还应简述来文的主要内容。来文单位应使用全称或规范化简称，文件标题应照录来文标题（函件应注明何人何事来函）。
2、受理
凡属不在我校职权范围内且不需我校参与办理的来文，或涉及其他机关、单位职权或利益而未与有关机关、单位协商或征求意见的来文，或明显不符合我校收文范围的其他来文，收件人原则上应予退回，并在《办文记录簿》中注明有关情况。
凡属难以判断是否应当受理的来文，收件人应报请学校办公室负责人审定。
3、呈批
收件人根据学校领导分管工作范围和来文性质，及时将来文呈送学校有关领导阅批。
凡属情况特殊或特别紧急的来文，收件人应立即报请学校主要领导阅批。
4、转发
收件人在学校有关领导阅批后，按照学校有关领导的阅批意见，及时将来文转发学校其他有关领导阅读，或转发有关部门、系部、直属机构阅读或办理。
5、拟办
对需要办理的来文，承办人应认真阅读，明确来文的主要内容和办理要求，并提出办理意见，其中主要包括如何办理来文、应如何解决文中涉及的重要问题等。
对上级机关发来的需要办理的来文，承办人应根据来文的要求，提出参与办理的部门、系部、直属机构，以及是否回报结果等意见。
对涉及人事、案件等重大事项的来文，承办人可口头请示学校有关领导后提出拟办意见。
6、送审
对内容属于重要事务的来文，承办人在提出拟办意见后，应填制《公文呈批表》，连同来文依次送本部门、系部、直属机构负责人、学校分管领导、学校主要领导审核。
7、办理
承办人应按照学校领导的指示，办理来文所要求完成的事项。
特别重要的来文办毕后，承办人应及时向学校分管领导和办公室秘书反馈办理结果，由后者进行登记。
8、办复
对需要回复的来文，承办人应按有关要求，将办理结果答复来文单位或个人，并将回复资料送交学校办公室存档。
9、存档
对已办复的来文，承办人应按档案管理的要求收集和存放来文原稿和《公文办理单》，并在规定期限内移交学校综合档案室存档。
二、办理时限
1、限时送审公文
一般情况下，“特急件”应在收件后立即报学校有关领导阅批，“急件” 应在收件后2小时内报学校有关领导阅批，“平件”应在收件后24小时内报学校有关领导阅批。
学校办公室秘书应根据来文的急缓情况及办理时限要求，采取电话、上门、书面等方式，报请学校有关领导阅批。
学校办公室秘书在随附来文的《公文呈批表》拟办意见栏内应标注“请于�月�日前退回学校办公室”字样。
2、限时办理公文
一般情况下，“特急件”应在两小时内办理（包括登记、编号、提出拟办意见、送学校领导审核、转发有关人员办理等，下同），“急件”应在4小时内办理，“平件”应在72小时内办理。
承办人如因特殊情况不能在限时内办理，应及时报告学校有关领导。
3、限时办理上级领导批示件
上级领导的批示件，原则上应在上级领导或学校领导要求的时间内办理完毕。
承办人如因特殊情况不能在限时内办理，应及时报告学校有关领导，并按其指示报告上级领导。
4、办理需要答复的来文
对需要我校答复的上级机关来文，如上级机关和学校领导无其他要求，承办人一般应在10个工作日内办理和答复。
对需要我校答复的其他来文，承办人按学校有关领导批示意见中提出的时间要求办理和答复。
如因发生特殊情况而无法在时限内办理和答复的，承办人应在获得学校有关领导同意后，先向需要答复的来文单位或个人说明原因。
三、阅读催办
1、阅读
有关人员应按照学校要求，及时阅读来文（包括纸质文件和电子文件），其中领导干部原则上应每天登录学校电子文件阅读系统阅读来文。
2、催办
对“平件”，学校办公室秘书原则上每月通过电子邮件系统，以书面形式集中催办一次；对“急件”“特急件”，根据文件的缓急程度，学校办公室秘书进行不定期催办。
学校办公室秘书应详细记录重要来文的催办情况（记录内容包括催办人、催办对象、催办时间、催办方式、催办对象的反馈情况以及其他有关信息），以备查考。
3、反馈
对重要来文的催办情况，必要时学校办公室秘书应及时向学校有关领导汇报。
对经多次提醒后，有关人员仍没有及时阅读来文或办理，或将必须退回的纸质文件退回，学校办公室秘书应及时向学校有关领导报告。
四、来文答复
来文答复在经学校有关领导审批同意后，可视具体情况，分别以下列方式及时回复来文单位或个人：
1、行文答复
凡需我校答复的一般来文（包括含有要求我校协办、查处事项的来文），办结后承包人可以我校名义函复。
2、复印、传真答复
对有关一般性会议、活动等内容的来文，征询学校或有关领导意见的来文，以及其他可不行文答复的来文，承办人可通过复印或传真有关文件、学校有关领导批件等方式答复来文单位。
3、电话答复
对可不行文、来不及行文或不便行文的来文，承办人应在获得学校有关领导同意后，通过电话将学校有关领导的批示精神答复来文单位或个人。
对重要事项的来文，承办人在电话答复时应先请对方做好记录，并记下接话人的姓名、身份，以及承办人的姓名、答复方式、答复时间、答复主要内容、接话人的反馈意见等有关信息。
答复的主送单位、抄送单位应做到准确无误。
五、善后工作
1、注结
来文办理完毕后,学校办公室秘书应在《收文登记簿》或《公文处理单》上进行注结。注结时，应注明办理日期，并简要写明办理结果等内容。
2、归档
学校办公室秘书应将办理完毕的来文，按不同类别和序号分别归入相应的来文分类盒内（电子文件应打印后存放），以备查考。
对我校工作有查考价值的来文应收集齐全，按文书立卷的有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。
立好的案卷（含电子档案）应按档案管理的要求，向学校综合档案室移交。移交时，各方应办理审定、交接等手续。
3、清退
接到文件清退通知后，有关人员应按规定的清退范围和清退时间，填写《公文清退表》，到指定部门清退。清退中如发现文件短缺，有关人员应认真查找，如有需要应及时向上级主管部门汇报。
4、销毁
对没有存档价值的来文，经按有关规定进行鉴定、批准后，可进行销毁。
六、其他要求
1、涉密的来文应按有关保密规定办理。
2、经学校有关领导批准，按有关法律法规和信息公开规定，学校综合档案室可提供来文的查询服务，但可查询的范围不得包含涉密文件、个人隐私、涉及单位内部事务管理等文件。
3、对在来文收发、流转、保存、阅读、办理等过程中发生失误的，应追究有关责任人的责任；对久拖不办，贻误工作，造成损失的，应追究承办单位和承办人的责任。
4、本制度由学校办公室负责解释，自颁布之日起实施。
附件
福建幼儿师范高等专科学校
主要外来行政公文及其他文件材料
处理程序及要求
一、上级机关来文的处理程序及要求
1、签收
学校办公室收文人员应先核对是否属于我校收文，然后清点、核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况。检查无误后，收件人方可签字、盖章、注时。
写明某个部门或个人亲收的文件，应在登记后转送有关部门或个人签收。
2、拆封
学校办公室收文人员负责拆封。无关人员不得拆开机要文件。
3、核对
文件拆封后，学校办公室收文人员应对照发文通知单核对文件种类和份数。有回执的，应在回执单上签字、盖章后，退回发文单位。
4、登记
学校办公室收文人员应将收到的文件按来文机关或部门进行分类，按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记，并在来文上贴附《公文处理单》。
为方便学校领导批办，学校办公室收文人员可将文件提出的或与本文有关的文件资料附在来文之后,供学校领导参阅。
5、拟办
学校领导应根据文件情况，提出拟办意见，并签名、注时。在拟办意见中，应明确对文件的处理要求。对需办理件，应提出承办单位、承办要求、承办时限等意见；对需阅知件，应提出阅知范围意见；对需传达件，应提出传达范围、时间等意见；对需复印件，应提出复印份数、发放范围等意见。
6、分办
对需要办理的电子文件，学校领导直接在学校电子阅文系统上提出拟办意见。对需要办理的纸质文件，学校办公室收文人员按学校领导提出的拟办意见，分送承办单位或承办人办理。
7、传阅
对需要传阅的纸质文件，学校办公室收文人员应按学校领导提出的拟办意见传阅。传阅中，一般应先送学校分管领导阅读，后送有关部门、系部、直属机构负责人阅读；涉及两个以上部门、系部、直属机构时，一般应先安排主办部门、系部、直属机构负责人阅读。
学校办公室收文人员应及时检查有关人员是否阅文，阅文后是否签字、注时、提出阅批意见等。如有阅批意见，应按有关领导的意见，做好补办工作。
纸质文件传阅前，学校办公室收文人员应认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件去向。传阅纸质文件时，应采取以学校办公室收文人员为中心点的辐射方式，尽量避免文件积压。
学校办公室收文人员应分清轻重缓急，遇有“急件”“特急件”时，应在送学校领导阅批的同时，先复印一份送承办人考虑承办意见。如学校领导因工作忙而阅文时间过长时，学校办公室秘书应及时予以提醒。
学校办公室收文人员应及时跟踪、催收纸质文件，提高文件周转率。机要文件应及时传阅，并在当天收回，按保密要求存放。
8、催办
对需要有关部门、系部、直属机构办理的重要文件，学校办公室收文人员应按照办文要求，督促检查文件承办情况，并做好催办记录。
9、反馈
特别重要文件办毕后，承办人应及时向学校分管领导和学校办公室收文人员反馈办理结果。
10、注结
文件办理完毕, 学校办公室收文人员应在《收文登记簿》或《公文处理单》上注结。注结时，应注明办理日期，并简要写明办理结果。
11、归卷
学校办公室收文人员应将办理完毕的文件，按不同的分类和序号分别归在相应的文件分类盒内，以备查考。
12、清退
接到文件清退通知以后，有关人员应按规定的清退范围和清退时间，填写《公文清退表》，到指定部门清退。清退中如发现文件短缺，有关人员应认真查找，如有需要应及时向上级主管部门汇报。
13、立卷
学校办公室收文人员应将对我校工作有查考价值的上级文件、材料收集齐全，按文书立卷有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。
14、归挡
学校办公室收文人员应将立好的案卷向学校综合档案室移交，移交时应履行审定、交接手续。
15、销毁
对没有存档价值的文件以及其他材料，经鉴定、批准后，学校办公室收文人员可进行销毁。
二、上级机关领导批示件的处理程序及要求
1、签收
上级机关领导行政工作批示件原则上由学校办公室统一签收。学校办公室收文人员应履行签收手续。
2、登记
收件后，学校办公室收文人员应登记来文编号、时间、主题、具体批示内容、传阅情况等信息。
3、阅批
学校办公室收文人员应将上级机关领导的批示件及时报送学校主要领导阅批。
4、阅读和办理
学校办公室收文人员按照学校主要领导的意见，将上级机关领导批示件复印件转发给学校其他领导，或有关部门、系部、直属机构负责人阅读或办理。未经上级机关领导或其委托人授权，任何人均不得将上级机关领导批示内容复印给来文单位或当事人。如因工作需要复印的，需经学校主要领导批准。
5、反馈
上级机关领导批示件办毕后，承办人应及时向学校分管领导和学校办公室收文人员反馈办理结果。
6、善后
学校办公室收文人员应收集、留存上级机关领导的批示件原件和复印件、办理情况等资料，并按档案管理要求移交有关资料。
三、校外单位和个人来函的处理程序及要求
1、收件
凡收件人为“福建幼儿师范高等专科学校”、“福建幼儿师范高等专科学校办公室”的来函，学校办公室收文人员均应拆阅、登记、分类。
2、办理
学校办公室职责范围内的校外单位和个人来函，一般事项的由学校办公室秘书处理，重要事项的由学校办公室负责人阅处。
商调函等应转交人事处或其他有关部门，由其按组织、人事等工作规定办理。
报刊杂志和音像制品征订单、宣传广告协议等，属于学校办公室职责范围的，由学校办公室处理，其他订单、协议等转交有关部门、系部、直属机构，由其处理。
将重要函件转交其他部门、系部、直属机构处理时，学校办公室收文人员应办理签收手续。
四、外来行政公文及其他文件材料的特殊处理程序及要求
1、急件受理
对含有急需我校直接处理或参与处理的突发性事件内容的来文，学校办公室收文人员应直接报送学校分管领导或主要领导批示。
2、上级机关特别重要公文受理
对上级机关指示我校办理有关事务的公文，原则上学校办公室收文人员应先报学校分管领导阅示，但内容特别重要的可直接报送学校主要领导阅示。
3、平级单位和不相隶属单位来函处理
对平级单位和不相隶属单位与我校联系、商洽工作的来函，承办人可先提出拟办意见，报学校分管领导审核后，送学校主要领导审批。
4、上级领导、民主党派、社会团体等来文来函处理
对上级领导、民主党派、社会团体等的来文来函，学校办公室收文人员原则上应先报送学校主要领导阅示。来文来函内容涉及我校工作且需回复的，有关部门、系部、直属机构应研究并提出初步意见，报学校主要领导同意后，以我校名义函复。
5、群众来信处理
对群众来信，学校办公室收文人员原则上应先报学校有关领导阅示，由其确定办理单位和办理要求。办理单位按信访件办理程序进行转办和答复。
