一、使用单位应根据参会人数、使用目的等情况，合理申请不同的会议室，以避免出现资源浪费现象。
二、除特殊情况外，计划使用会议室的单位应提前壹天向学校办公室提出书面申请（填写有关审批表），并由学校办公室统一安排。
三、使用单位应落实安全责任人（安全责任人应为本单位教职工，不得由学生和其他单位人员担任），由其全程负责做好会议室的安全使用工作。
四、使用单位应严格按照审批范围使用会议室，不得擅作其他会议或活动之用，也不得随意改变其内部桌椅等设备的摆放位置。
五、需提前进场布置会场的，应在审批表上注明布置会场的时间、人员等情况。由校外单位负责布置会场的，使用单位应安排本单位人员在现场进行配合和监督。使用完毕后，使用单位应负责整理会场，拆除会标，恢复会场的桌椅以及其他有关设备的摆放位置，关闭门窗、电灯、空调等，并清理好垃圾。
六、会议室的音响及多媒体设备由后勤管理处负责管理，使用单位须于会议前联系后勤管理处，由其安排工作人员保障会议期间的设备使用。
